Формирование оптимального штата - одна из приоритетных задач как для достижения целей бизнеса, так и для его управляемости. Правильно рассчитанная численность персонала позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха персонала с учетом невыхода части сотрудников на работу.

В данной статье мы поговорим о том, как определить численность торгового -персонала магазина.

Расчет основывается на нормировании труда с учетом плановых -невыходов сотрудников на работу. Для этого применяется следующая формула:

Ш = Н × Кн,

где Ш - требуемая штатная численность персонала (без учета -технического персонала, например, уборщиц и грузчиков),

Н - нормативная численность работников,

Кн - плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Определение Кн

Данный коэффициент вычисляется по формуле:

Кн = 1 + Дн,

где Дн - доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Она рассчитывается как сумма часов невыхода сотрудника на работу, деленая на общее количество рабочих часов в указанный период.

Определим КН в период с января по ноябрь. Количество нерабочих дней составит 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с ТК РФ + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) +14 -(норматив больничных)) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе.

Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составит:

392 часа: 1 803 часа (по производственному календарю) = 0,22.

Таким образом, Кн в периоде январь - ноябрь равно 1+ 0,22 = 1,22.

КН в декабре определяется аналогично. Количество нерабочих часов составит: 7 дней (больничные) × 8 часов = 56. Дн = 56 часов: 183 часа (по производственному календарю) = 0,31.

Таким образом, Кн в декабре = 1+0,31 = 1,31.

Расчет нормативной численности (Н)

Нормативная численность (Н) определяется по формуле:

Н = V / (Фрв × Hвыр × Квн),

где V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;

Фрв - фонд рабочего времени на планируемый период, в часах;

Нвыр - норма выручки;

Квн - плановый коэффициент выполнения норм, который определяется как отношение плановой выручки соответствующего периода 2009 года к фактической выручке аналогичного периода 2008 года.

Предположим, что магазины по норме выручки делятся на 2 категории в зависимости от доли отдела книг в площади и товарообороте магазина:

Расчеты численности персонала по магазинам приведены -в Таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Расчет штатной численности на период с января по ноябрь 2009 года

Категория магазина	Фактическая выручка магазина за период январь - ноябрь 2008 года, руб.	Среднесписочная численность в январе - ноябре 2008 года	Кн	Фактическая ежемесячная Нвыр на сотрудника в период с января по ноябрь 2008 г., руб.	Фрв в период с января по ноябрь 2008 года по производственному календарю, часов	План по выручке магазина на период январь - ноябрь 2009 г., руб.	Плановая ежемесячная Нвыр в период с января по ноябрь 2009 года на сотрудника, руб.	Квн	Нвыр в час на сотрудника за период с января по ноябрь 2009 года	Н в период с января по ноябрь 2009 года, человек	Штатная численность в период с января по ноябрь 2009 года, человек
1	2	3	4	5 гр. 2: 11 мес. : гр. 3	6	7	8	9 гр. 8: гр. 5	10 гр. 8: гр. 6 × 11 мес.	11 гр. 7: (гр. 6 × гр. 10 × гр. 9)	12 гр. 11 × гр. 4
I категория	63 570 661	25	1,22	231 166	1 803	126 471 000	300 000	1,3	1 830	30	37
II категория	44 059 678	14	1,22	286 102	1 803	52 000 000	370 000	1,29	2 257	10	12

Таблица 2. Расчет штатной численности на декабрь 2009 года

Категория магазина	Фактическая выручка магазина в декабре 2008 года, руб.	Среднесписочная численность в декабре 2008 года	Кн	Фактическая ежемесячная Нвыр на сотрудника в декабре 2008 г., руб.	Фрв в декабре 2008 года по производственному календарю, часов	План по выручке магазина на декабрь 2009 г., руб.	Плановая ежемесячная Нвыр на декабрь 2009 года на сотрудника, руб.	Квн	Нвыр в час на сотрудника в декабре 2009 года	Н в декабре 2009 года, человек	Штатная численность в декабре 2009 года, человек
1	2	3	4	5 гр. 2: 11 мес. : гр. 3	6	7	8	9 гр. 8: гр. 5	10 гр. 8: гр. 6	11 гр. 7: (гр. 6 × гр.10 × гр. 9)	12
I категория	19 870 500	36	1,31	551 958,335	183	25 000 000	805 555	1,46	4 402	21	28
II категория	13 316 627	17	1,31	783 331,3	183	17 000 000	10 000 000	1,28	5 464	13	17

Вы бухгалтер, но директор вас не ценит? Считает, что вы только тратите его деньги и переплачиваете налоги?

Станьте ценным спецом в глазах руководства. Научитесь работать с дебиторкой.

У Центра обучения «Клерка» новый .

Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Скачать документ

ФГУП «Научно-исследовательский институт
труда и социального страхования»
Федерального агентства по здравоохранению и
социальному развитию

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций по труду подготовлены с учетом обобщения опыта применения нормативных материалов по труду многоцелевого назначения, разработанных Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

В рекомендациях рассмотрены общие методические положения по использованию нормативных материалов по труду работников бюджетных организаций, требования к нормативным материалам, правовые вопросы их установления и замены, контроль за состоянием нормативной базы и определение эффективности внедрения нормативных материалов по труду.

к.э.н., заслуженный экономист России Софинский Н.А. (руководитель работы), к.э.н. Кириченко М.Е. (ответственный исполнитель).

Введение

Управлением нормативов по труду «НИИ ТСС» Росздрава (б. Центральное бюро нормативов по труду) за продолжительный период времени создана многоцелевая нормативная база межотраслевого назначения, позволяющая установить штатную численность специалистов, служащих и других работников бюджетных организаций.

В условиях необходимости стабилизации и подъема экономики, роста эффективности труда руководителей, специалистов и служащих и усиления их воздействия на конечные результаты работы организаций возрастает потребность в обоснованном установлении их численности, в выявлении резервов для сокращения излишней численности работников за счет более рационального использования фонда рабочего времени и установления оптимальной их нагрузки, которая позволяла бы сохранить не только прежний уровень эффективности их труда, но и повысить его.

Указанные обстоятельства усиливают необходимость совершенствования системы межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов.

В связи с этим особое значение имеет многоцелевое, эффективное применение межотраслевых и отраслевых нормативов по труду в бюджетных организациях.

Нормативная база бюджетной организации должна быть комплексной, т.е. состоять из разных видов норм и нормативов различных уровней укрупнения. Она должна иметь многоцелевое назначение, а именно: обеспечение обоснованного установления штатной численности работников организации и их функциональных подразделений, распределение численности работников по должностям, профессиям, установление нормированных заданий, определение трудоемкости работ, подготовка должностных инструкций и штатных расписаний.

Актуальность разработки рекомендаций по установлению штатной численности работников различных должностных категорий на базе межотраслевых, отраслевых и местных нормативов по труду объясняется во многом еще и тем, что изучение опыта их применения в организациях свидетельствует о значительных различиях в уровне эффективности внедрения нормативных материалов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОБОСНОВАНИЮ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ТРУДУ.

1.1. Штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность работников функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей.

Под необходимой численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно-обоснованных режимов труда и отдыха.

1.2. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих для производственного или обслуживающего персонала (рабочих).

1.3. Для установления штатной численности работников организации применяются следующие виды нормативных материалов - норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы единиц, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости - численность работников, которая находится в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания - это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ.

Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени, обслуживания, нагрузки.

1.4. Нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке или руководителем организации. По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные.

Межотраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий типичных для организаций нескольких ведомств.

В приложении 1 приведен Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении штатной численности работников бюджетных организаций.

Отраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для предприятий одной отрасли.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Местные нормативные материалы утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом.

Разработка их может осуществляться как самой организацией, так и на договорной основе специализированными организациями. Может быть сформировано специальное подразделение (бюро, группа). В организациях следует создавать библиотеки нормативных материалов, банки алгоритмов и программ. Кроме межотраслевых и отраслевых нормативных материалов по труду в базу включаются и местные нормативы.

1.5. Организация работы по составлению штатного расписания предъявляет повышенные требования к специалистам, занятым в этой области. Они, в частности, должны в совершенстве владеть современными методами анализа и проектирования трудовых процессов, микроэлементного нормирования, способами выявления резервов снижения трудовых затрат на различных работах. Эффективность этой работы во многом зависит от уровня профессиональной подготовки участвующих в ней работников, поэтому целесообразно привлекать к разработке местных нормативных материалов специализированные организации.

1.6. Нормативные материалы по труду должны быть доступными для применения - простота восприятия, применения нормативов, нормативных формул, удобство применения нормативных таблиц, четкость значения факторов.

1.7. Организационно-технические условия (организация труда, технология, оргтехника и т.д.) на рабочих местах должны быть приведены в соответствие с требованиями, запроектированными в нормативных материалах по труду.

1.8. Наименование должностей руководителей, специалистов и других служащих должны соответствовать Тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по общеотраслевым должностям служащих, а профессий рабочих - единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС).

1.9. Для всех структурных подразделений необходимо разрабатывать Положения, отражающие задачи, основное содержание функций на них возложенных и ответственность, а также должностные инструкции для исполнителей.

1.10. Штатная численность работников основывается на списочной численности, установленной по нормативным материалам по труду с учетом планируемого коэффициента невыходов, определяемого по данным бухгалтерского учета.

1.11. Штатное расписание утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января будущего года. В течение года в него могут быть внесены изменения и дополнения в связи с изменением объема работ и организационно-технических условий труда.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАСЧЕТУ ШТАТОВ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ.

2.1. Методика расчета штатной численности на основе норм времени.

Штатная численность работников на основе норм времени определяется по формуле:

То - общие затраты на объем работы за год, ч.;

Фп - нормативный фонд рабочего времени 1-го работника за год (условно принимается 2000 ч.);

Кн - коэффициент учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:

.

Расчет общих нормативных трудозатрат на объем работы за год, выполняемых работниками, определяется по формуле:

Тр - затраты времени на соответствующий вид работ, охваченные нормативами;

n - количество видов выполняемых работ;

К - коэффициент, учитывающий трудозатраты на работы, носящие разовый характер и не охваченные нормативами.

Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитывается по формуле:

Нвр - норма времени, ч,

VI - объем работы 1-го вида, выполняемый в течение года.

Примером расчета численности работников структурного подразделения служит расчет штатной численности работников, занятых бухгалтерской и финансовой деятельностью, на основе норм времени (таблица 1).

Пример расчета штатной численности работников бухгалтерии по учету основных средств.

Таблица 1

	Состав работы	Номер позиции	Норма времени в мин.	Объемы работ в единицах измерения	Трудозатраты в ч. гр. 4 ? гр. 5
	Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.
	Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы.
	Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы.
	Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере книге «Журнал-главная»
Итого То:

Общие трудозатраты на объем работы за год (То), выполняемых подразделением (группой), равнялся 3540 ч.:

2.2. Методика расчета штатной численности на основе норм нагрузки.

Штатная численность работников через нормы нагрузки устанавливается по формуле:

N - общее количество выполненных работ в единицах измерения за год;

Нн - среднегодовые нормы нагрузки в единицах измерения за год на одного исполнителя.

Средняя норма нагрузки в единицах измерения на одного исполнителя рассчитывается по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени одного работника за год, час;

Тср - средние нормативные трудозатраты на выполнение одной работы в единицах измерения.

То - общие трудозатраты на объем работы за год, выполненный исполнителем (или исполнителями).

Пример определения численности судей и нагрузки системы арбитражных судов на основе норм нагрузки на одного судью приводится ниже.

Расчет общих трудозатрат работ, выполненных судьями арбитражного суда

Таблица 2

Расчет средних нормативных трудозатрат на рассмотрение одного судебного дела в первой инстанции:

, где

N - количество дел, рассмотренных в первой инстанции за год, - 2370.

Таким образом, средняя норма нагрузки судьи арбитражного суда в первой инстанции за год составляет:

,

Фп - нормативный фонд рабочего времени судьи в год 2000 ч.

Штатная численность судей составит:

.

2.3. Методика расчета штатной численности рабочих на основе норм времени обслуживания.

Штатная численность рабочих на основе норм времени обслуживания рассчитывается по формуле:

То - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, смену), по заданной зоне обслуживания.

Но - норма времени обслуживания единицы объема работ (кв. м, количество посетителей и т.д.)

Кн - планируемый коэффициент невыходов.

Нормы времени обслуживания рассчитываются по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени (сменный, месячный, годовой);

Тно - сумма норм времени обслуживания.

Сумма норм времени обслуживания (?Тно) определяется по формуле:

Тно = (Тн 1 + Тн 2 + ... + Тнп)?К,

где Tн 1 , Тн 2 , ..., Тнп - время, затрачиваемое на выполнение отдельных работ, которое определяется по формуле:

Tн 1 = t?V?q, где

t - норматив оперативного времени на единицу объема работ;

V - объем работ;

q - средняя повторяемость работ (в смену, за месяц, год);

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение дополнительных функций, отдых и личные потребности. Коэффициент К определяется по формуле:

где

а 1 - время на дополнительные функции в % ко времени основных функций;

а 2 - время на отдых и личные потребности в % ко времени основных функций.

Пример расчета штатной численности уборщиков помещений на основе норм времени обслуживания. Нормы обслуживания для уборщиков служебных помещений.

Таблица 3

Примечания:

1. При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применять следующие коэффициенты

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей без лифта К = 1,6;

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей с лифтом К = 1,7;

Лестничные клетки в здании выше 5-ти этажей с лифтом К = 1,75.

Нормы времени обслуживания установлены с учетом затрат времени на выполнение уборщиками служебных помещений основных и дополнительных функций. К основным функциям отнесены все виды работ по уборке помещений и номеров. К дополнительным функциям отнесены: доставка средств уборки и приспособлений в начале смены к месту работы и в конце смены в установленное для их хранения место.

Общая площадь служебных помещений составляет 2000 м 2 , в том числе: служебные помещения 1602 м 2 ; лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 . Здание до 5 этажей с лифтом, К = 1,7. Санитарных узлов - 10, общая их площадь 100 м 2 ; душевые - 2 по 25 м 2 .

Нормы времени обслуживания для уборщиков помещений взяты из таблицы № 3.

tн 1 = 0,08 ? 1602 ? 1 = 128,16 ч.

tн 2 = 0,03 ? 248 ? 1,7 = 12,65 ч.

tн 3 = 0,009 ? 100 ? 1 = 0,9 ч.

tн 4 = 0,008 ? 50 ? 2 = 0,84 ч.

a 1 = 0,1 а 2 = 0,1

Тно = (128,16 + 12,65 + 0,9 + 0,8)? 1,002 = 142,51 ? 1,002 = 142,79 чел.-ч.

Штатная численность работников по уборке служебных помещений:

2.4. Методика расчета штатной численности воспитателей и помощников воспитателей детского учреждения.

Численность воспитателей и помощников воспитателей определяется с учетом:

Предельной наполняемости групп детьми;

Продолжительности пребывания детей в группе (норма обслуживания);

Количества рабочих дней детского учреждения (групп в дошкольном учреждении в неделю);

Нормативной продолжительности рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю (в зависимости от вида дошкольного учреждения).

Нормативы численности установлены исходя из предельной наполняемости групп в дошкольном учреждении общего назначения:

в возрасте до одного года - 10 детей;

в возрасте от одного года до трех лет - 15 детей;

в возрасте свыше трех лет - 20 детей.

Численность воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену:

В ясельных и дошкольных группах с дневным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение всего режима работы учреждения (группы);

В ясельных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 24 часов;

В дошкольных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 14 часов.

Численность помощников воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену, в течение всего режима работы учреждения.

Количество рабочих дней детского учреждения в неделю:

6-дневная рабочая неделя; 5-дневная рабочая неделя.

Нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя в неделю:

В группах для детей с отклонениями в развитии (для детей с недостатками умственного или физического развития) - 25 часов;

В остальных случаях - 36 часов.

Нормативная продолжительность рабочего времени помощника воспитателя в неделю в группах:

Для детей с туберкулезной интоксикацией - 36 часов;

Для умственно отсталых детей и детей с пораженной центральной нервной системы и нарушением психики - 36 часов;

В остальных случаях - 40 часов.

Явочная численность воспитателей и помощников воспитателей в группе рассчитывается по формуле:

Чяв - численность воспитателей или помощников воспитателей в группе;

Тс - продолжительность пребывания детей в группе в смену;

Т - количество рабочих дней детского учреждения в неделю;

Тн - нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю.

Штатная (списочная) численность работников (Чсп) определяется по формуле:

Чш = Чяв? Кн, где

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

, где

% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Пример 1. Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше трех лет - 20 чел.

Режим работы дошкольного учреждения - 6 дней в неделю, с 9 часовым пребыванием детей, 10 % - планируемые невыходы по данным бухгалтерии.

Пример 2 . Группа общего назначения. Количество детей в возрасте до одного года - 10 человек, 10 % - планируемые невыходы.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 24 часовым пребыванием детей.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

Пример 3 . Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше 3-х лет - 20 человек.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 5-часовым пребыванием детей (прогулочная), 10 % - планируемые невыходы.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности.

Методика расчета штатной численности работников с помощью нормативов численности зависит от вида этих нормативов - разработанных по функциям управления, отдельным должностям или видам работ.

Наиболее часто встречаются нормативы численности работников разработанные по функциям управления в виде нормативных степенных или линейных уравнений регрессии, например:

Н = К? Ф 1 ? Ф 2 или Н = К + a 1 Ф 1 + а 2 Ф 2 , где

Н- норматив численности по функции управления, чел.;

К - постоянный коэффициент уравнения регрессии;

a 1 , a 2 - показатели степени регрессии при соответствующих факторах;

Ф 1 , Ф 2 - числовые значения факторов.

Общая нормативная численность инженерно-технических работников и служащих подразделения (организации) определяется как сумма нормативов численности по функциям управления:

Нн = Н 1 + Н 2 + ... + Н n , где

Нн - нормативная численность по подразделению (организации), чел.;

Н 1 , Н 2 , ..., Н n - нормативная численность инженерно-технических работников и служащих по каждой функции, чел.

Примером может служить расчет численности работников по функции «Организация труда и заработной платы» в соответствии с «Типовыми межотраслевыми нормативами численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах» по формуле:

Н 4 = 0,12 + 0,0051?Рпп + 0,0009Р,

где: Рпп - общая численность работников - 100 чел.;

Р - численность рабочих - 12 чел.

Н 4 = 0,12 + 0,0051 ? 100 + 0,0009 ? 12 = 0,64 чел.

Численность работников может быть установлена также по отдельным нормативам по должности.

Например, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен 1 кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год.

3. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ШТАТНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

Контроль в организации ведется по следующим направлениям:

Охват нормативными материалами всей численности работающих;

Качество всей действующей совокупности нормативных материалов;

Качество конкретного действующего нормативного документа.

По первым двум направлениям объектами анализа и контроля могут быть организация в целом или ее подразделения.

Охват нормативными материалами характеризует удельный вес работников, численность которых установлена по нормативам.

Соотношение штатной, фактической и нормативной численности руководителей, специалистов и служащих определяется по форме, приведенной ниже:

Таблица 4

Экономическая эффективность (Э), получаемая в результате создания и использования нормативной базы по труду, при составлении штатного расписания, может быть определена по следующей формуле:

Э = Эв - З, где

Эв - экономия, полученная, соответственно, за счет высвобождения работников (Эв);

З - сумма средств, затраченных на реализацию мероприятий по расчету нормативной численности, руб.

Приложение 1

Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении численности работников в бюджетных организациях.

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на разработку конструкторской документации, 1991.

2. Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации (проектирование технологического оснащения). - М. «Экономика», 1987

3. Укрупненные нормы времени на разработку технологической документации, 1993

4. Нормативы времени на патентные исследования. - М. «Экономика», 1987

5. Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации, 1990

6. Нормативы времени на работы в автоматизированных системах научно-технической информации. - М. НИИ труда, 1988

7. Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов. - М. «Экономика», 1990

8. Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях, 2001

9. Укрупненные нормы времени на разработку программных средств вычислительной техники. - М. «Экономика», 1988

10. Типовые нормы времени на программирование задач для ЭВМ. - М. «Экономика», 1989

11. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерском учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, 1995

12. Нормативы численности работников юридической службы, 1990

13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, 1991

14. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях. - М. НИИ труда, 1990

15. Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц. - М. НИИ труда, 1985

16. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М. «Экономика», 1988

17. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, 1994

18. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий, 1993

19. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993

20. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий, 1992

21. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, 1996

22. Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек. Москва, 1994

23. Межотраслевые нормативы численности работников клубных учреждений, 1991

24. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости в условиях автоматизированной обработки информации, 1995

25. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости, 1995

26. Нормы нагрузки судей, судебных исполнителей и работников аппарата народных судов, 1996

27. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских и районных отделов социального обеспечения. М. 1990

28. Нормы нагрузки судей системы арбитражных судов Российской Федерации, 1997

29. Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств. М. 1998

30. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

31. Нормы времени на работы по дополнительному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

32. Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений, 1996

33. Укрупненные норм времени на полотерные и стеклопротирочные работы, 1991

34. Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений, 1990

Введение. 1 1. Общие положения по обоснованию штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативных материалов по труду. 2 2.1. Методика расчета штатной численности на основе норм времени. 3 2.2. Методика расчета штатной численности на основе норм нагрузки. 5 2.3. Методика расчета штатной численности рабочих на основе норм времени обслуживания. 6 2.4. Методика расчета штатной численности воспитателей и помощников воспитателей детского учреждения. 7 2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности. 9 3. Контроль за состоянием штатной дисциплины в организации. 10 Приложение 1. Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении численности работников в бюджетных организациях. 10

Численность работников по штату — это официально утвержденное количество сотрудников, необходимое для достижения целей организации.

Кто входит в штатную численность работников

Для ответа на этот вопрос сначала выясним, какая количественная характеристика имеется в виду. В практической деятельности могут использоваться такие разновидности:

1. Нормативная. Это некий эталон. В его основе лежат нормативы и определенные на их основе нормы.
2. Плановая. Это прогнозный показатель. Он отражает потребность в кадрах на будущий период и выявляется на основе анализа периодов прошлых.
3. Среднесписочная. Это результат анализа количества сотрудников за период. Он не учитывает подрядчиков и внешних совместителей.
4. Штатная. Это число членов трудового коллектива в соответствии со штатным расписанием.
5. Фактическая. Это количество работников, трудящихся на предприятии в конкретный момент.
6. Явочная. Это число сотрудников в момент анализа пребывающих на рабочем месте (фактическая за минусом отпускников, болеющих, декретниц и т. п.).

Штатная и фактическая численность работников — это показатели, различающиеся на количество сезонных работников, практикантов и любых других кадров, привлекаемых временно, по особой необходимости.

Расчет штатной численности работников

Если с фактической и явочной все относительно ясно, то остальные виды требуют сложных вычислительных операций. Также понадобится знание нормативов. Взять их можно из справочников либо внутрифирменных локальных актов.

В отдельных случаях можно пользоваться нормативными документами. Примером являются «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» (утв. Росздравом).

Начнем с формулы, опирающейся на норматив времени:

ШЧ = ОЗВг / ПНФ1 × КН,

• ОЗВг — общие затраты времени на все работы (или их вид, если считаем показатель по подразделению) за год;
• ПНФ1 — плановый нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• КН — коэффициент невыходов.

Коэффициент невыходов — это индекс, который помогает учесть пропуски рабочего времени (больничные, внеочередные отпуска и т. п.).

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ,

• НВ — суммарное время невыходов за год;
• НФ1 — нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• ССЧ — среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

Также можно использовать формулу, учитывающую и план по выпуску продукции:

ШЧ = ПОР / (ОЗВг × ПВ × КВН) × КН,

• ПВ — планируемая выработка;
• КВН — коэффициент выполнения норм;
• ПОР — планируемый объем работ.

А теперь посмотрим, как это применяется на практике.

Пример расчета

Возьмем для примера частную школу. Когда ее открывали, директор опирался на нормативы штатной численности работников образовательных организаций, утвержденные приказом регионального профильного ведомства. Для наглядности возьмем Приказ Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005.

В школе четыре класса, в которых обучаются 100 детей. В этом случае учреждению положено 17 сотрудников. Но директор решил, что затраты на персонал не окупают себя, и поручил бухгалтеру найти возможность для его сокращения.

Последний определил такие данные:

• ОЗВг — 3700 часов;
• НФ1 — 600 часов;
• ПНФ1 — 590 часов;
• ССЧ — 17 человек;
• НВ — 180 часов.

Предельная штатная численность работников — это то число, которое он получит, подставив эти данные в формулу.

КН = 1 + 45 / 600 × 17 = 2,3.

ШЧ = 3700 / 590 × 2,3 = 14,4.

Полученное число нужно округлить до целого (всегда в сторону увеличения, поскольку речь идет о людях). Получается 15 человек, поэтому для экономии ресурсов двоих можно сократить.

Как утвердить новый документ или внести изменения в существующий

Итак, необходимость кадровых преобразований очевидна. Теперь необходимо закрепить это. Для этого кадровая служба разрабатывает новое штатное расписание. Для этого можно использовать форму Т-3, утвержденную . Однако с 01.01.2013 она не является обязательной, поэтому допускается разработка собственной.

Растолкуйте по-русски, что такое штатная численность? И чем она отличается от списочной и фактической?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не содержит понятие штатной численности. Под штатной численностью понимается количество штатных единиц, предусмотренных штатным расписанием организации.

Штатную численность работодатели определяют самостоятельно. По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

Штатная численность отличается от фактической следующим образом. Штатная численность - это общее количество штатных единиц в штатном расписании, включая вакантные должности. Фактическая численность - это численность должностей, занятых работниками (без учета вакантных).

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации (п.79 Приказа Росстата от 28.10.2013 N 428).

Иными словами, в списочную численность включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе работающие на условиях неполного рабочего времени.

В списочную численность не включаются:

Внешние совместители;

Выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

Направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии и т.д.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения

Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

Пример расчета штатной численности сотрудников структурного подразделения

Организация оказывает услуги в области прачечных и открывает новое структурное подразделение - прачечную. Для расчета штатной численности сотрудники отдела кадров руководствуются , утвержденными .

Планируемые показатели по работе новой прачечной определены следующим образом:

• Количество обрабатываемого белья в смену - 12 000 кг;
• режим работы прачечной - 1-сменный.

Оптимальное количество сотрудников для новой прачечной специалист отдела кадров определил так:

Численность сотрудников прачечной согласно Нормативов численности, утвержденных , равна 1,7, то есть 2 человека.

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

• нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
• плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
• среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
• фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
• штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
• явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

• времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
• нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
• времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
• численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример . Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн . Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример . Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2019 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2019 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

• какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
• сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
• какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе - бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.