Организация

Технология

Контактная информация

Примечание

АО «ЦентрИнформ»

«Контур-Экстерн»

Контактный тел. 740-54-05 - Отдел подключения

ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»

ПП «Комита-Отчет»

Контактный тел.

ООО «Компания «Тензор»

«СБиС++ Электронная отчетность»

Контактный тел.

ООО «АРГОС»

www.argos-nalog.ru

СЭД «Аргос - Налогоплательщик»

Контактный тел.

ООО «Такском»

ПК «Спринтер»

Контактный тел.

ЗАО «Калуга Астрал»

www.astralnalog.ru

ПК «Астрал Отчет»

Контактный тел.

702-11-93, 309-29-23

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

ПК «Сфера»

Контактный тел.

ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»

http://ca.gisca.ru

ПК «Такснет-Референт»

Контактный тел.

8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)

ООО «Русь-Телеком»

www.rus-telecom.ru

«Фельдъегерь»

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

• Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
• Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
• Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
• Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
• Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
• Печать - постоянная спутница фирмы?, № 9
• Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
• Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
• Когда пригодятся скриншоты, № 6
• Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
• Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
• Договор поставки: читаем по слогам, № 5
• Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
• Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3
2012 г.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит силуЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ, считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью. В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации.

Инфо

Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Важно

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа.

Соглашение об обмене электронными документами

Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами? И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию.
На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон.

Соглашение с контрагентом для законного обмена электронными счетами-фактурами

Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Внимание

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже). Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв.

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор. Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО.
Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные. Пример пункта об электронном обмене Вы можете скачать: ● Шаблон пункта об электронном обмене ● Образец соглашения об электронном обмене с контрагентами Договор должен содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора(-ов) ЭДО.
Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.
Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.
Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса. Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ). Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п.
4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв.

Договор эдо с контрагентом образец

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше? И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами: разработать и утвердить порядок электронного документооборота;назначить ответственных за его ведение;организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов. Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя. Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы? И.В.
Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать.
Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи. Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой.

По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил.

Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам. С чего лучше начать внедрение электронного документооборота? И.В.

Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота.
Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/): - накладной по форме № ТОРГ-12;- акта приемки-сдачи работ (услуг). Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов. 5.
Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8

Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ). Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике.

При этом важно закрепить: - объем электронного документооборота;- форматы электронных документов;- порядок хранения электронной отчетности;- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге. 2.
Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторонп. 1 ст. 169 НК РФ, то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор.

Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС. На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора? И.В.

Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Как правильно организовать и документально оформить электронный документооборот с контрагентами (акты, счет-фактуры, накладные)? Нужно ли в договорах это отражать?

Для начала электронного документооборота с контрагентами нужно отразить это условие в учетной политике (ст. 8 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ). При этом закрепите:

Объем электронного документооборота,

Форматы электронных документов,

Случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

Фрагмент учетной политике об электронном документообороте смотрите ниже.

п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому в договорах нужно отразить условие об электронном документообороте. Если с контрагентами подписано несколько контрактов, тогда удобнее оформить отдельное соглашение. Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В соглашении (или в договоре) можно указать, например: стороны осуществляют обмен счет-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные документы. Обмен счетами-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Обоснование

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Учетная политика для целей бухучета
на 2016 год

<...>

Электронный документооборот

1. Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Все первичные документы составляются в электронном виде.

3. Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в формате, утвержденном приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172.

4. Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

5. Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.

6. Правом подписи первичных документов обладают сотрудники, перечень которых приведен в приложении 2 к настоящему приказу.

7. Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

8. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде:
– накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
– все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.

<...>

Из формы

СОГЛАШЕНИЕ

о взаимном выставлении счетов-фактур в электронном виде

г. Москва 17.06.2015

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» в лице главного бухгалтера В.К. Волкова, действующего на основании доверенности, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» в лице главного бухгалтера А.С. Кондратьева, действующего на основании доверенности, с другой стороны составили соглашение о нижеследующем.

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» подтверждают взаимное согласие на выставление счетов-фактур, адресованных сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные счета-фактуры.

Обмен счетами-фактурами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Адреса и подписи сторон:

Налоговые тонкости

Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Шаг первый: убедитесь, что вы вправе обмениваться с контрагентом электронными документами

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149?ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронные документы подписывают электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Причем одной электронной подписью организация вправе подписать несколько электронных документов (п. 4 Федерального закона от 06.04.11 № 63?ФЗ «Об электронной подписи»).

Суды принимают в качестве письменных доказательств распечатки электронной «первички» и документов, полученных в электронном виде (п. 3 ст. 75 АПК РФ и п. 1 ст. 71 ГПК РФ) (подробнее читайте во врезке ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Документ в формате Word не является электронной «первичкой»

Первичный электронный документ подтверждает расходы компании, если он заверен электронной подписью. Заполненный в формате Word или Excel документ, полученный от поставщика по e-mail, доказательством не является. Подробнее о том, почему бумаги в формате Word носят информационный характер, читайте в статье «Про расходы на годовые премии, электронные документы и НДФЛ со штрафов» // РНК, 2015, № 24

Шаг второй: обсудить с контрагентами условия перехода на электронный документооборот

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Если покупатель не согласен на электронные документы, поставщику придется оформлять счета-фактуры и «первичку» на бумаге.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В частности, составить отдельное соглашение об электронном документообороте (образец такого соглашения приведен в статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» // РНК, 2014, № 12), обменяться электронными документами или выполнить иные действия, которые подтвердят право использования электронных счетов-фактур (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Шаг третий: получить электронную подпись

Организации, которые отчитываются в инспекции и фондах в электронном виде, уже имеют электронную подпись. Остальным компаниям придется ее оформить.

Для документов, которые компания представляет в госорганы, и счетов-фактур обязательна квалифицированная электронная подпись. Подписать «первичку» контрагенту организация вправе простой или неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 02.06.15 № 03-01-13/01/31906 , см. также таблицу ниже). Об этом безопаснее заранее договориться с контрагентом (письма ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489 и Минфина России от 05.05.15 № 07-01-06/25701).

Электронную «первичку» суд принимает как доказательство

Сканы бумажных документов, которые компания отправляет через оператора ЭДО, заверяются электронной подписью. Поэтому на них печать можно не ставить (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Такие выводы ФНС России сделала в отношении документов, направленных по требованию в инспекцию. Полагаем, логику ведомства можно распространить и на электронный документооборот с контрагентами.

Шаг четвертый: выбрать оператора электронного документооборота

Если организация уже отправляет электронную отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, обмениваться электронной «первичкой» с партнерами она вправе через ту же компанию.

На выбор оператора ЭДО влияет привычный для компании документооборот, ценовая политика оператора и выбор контрагента.

Совместимость с бухгалтерской программой

Операторы ЭДО предлагают ознакомиться со своими услугами в тестовом режиме. Это позволяет выбрать оператора с программным обеспечением, которое совместимо с бухгалтерской программой организации.

Возможность отправлять электронные документы сразу всем контрагентам

Через одного оператора организация вправе обмениваться документами и с госорганами, и с контрагентами (подробнее читайте во врезке ниже). Поэтому, если компания уже сдает отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, после подписания с партнерами соглашений об электронном взаимодействии ей выгодно обмениваться с ними «первичкой» через того же оператора.

ст. 8 Закон № 402-ФЗ).

п. 4

Читайте на e.rnk.ru

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется» мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26 . По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот.

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Шаг №2. Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи, если такового у вас еще нет

Без чего не обходится ни один счет-фактура - это подпись. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре - полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Шаг №3. Подайте оператору связи заявление об участии в электронном документообороте

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru . Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

- объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко - это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе - договориться с контрагентом о новом порядке обмена.

В этом процессе важно сделать два шага навстречу:

1. Донести информацию об электронном обмене до контрагентов.
2. Придать юридическую значимость электронному обмену.

Информирование. Ау, контрагенты!

Прежде всего необходимо проинформировать партнеров о возможности передавать документы в электронном виде через сервис ЭДО.

Массовая работа

Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону.

Пример новости о переходе на электронный документооборот

Индивидуальное приглашение

В приглашении контрагентов может помочь сам оператор ЭДО, тем более если речь о стратегически важном партнере. При необходимости проводятся деловые встречи с презентациями, обговариваются индивидуальные доработки, интеграционные и технические решения.

Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?

Следующий шаг - обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.

Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.

Пример пункта об электронном обмене

Рекомендуем почитать

Авансовые платежи по налогу на прибыль организаций

Предприятия уплачивают авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно либо...

Ятрышник шлемовидный, или ятрышник шлемоносный

Orchis militaris L. Семейство Орхидные - Orchidaceae Краткое описание ....

Как выписать кого-либо из квартиры через суд: основания, документы, судебная практика

Принудительный порядок выписки считается крайней мерой и производится...