Т 54а лицевой счет пример заполнения. Лицевые счета сотрудников по заработной плате

В данной статье мы рассмотрим: Лицевой счет Т-54а. Узнаем для чего используется форма. Разберемся, кем заполняется и подписывается лицевой счет.

Операции по начислению заработной платы, отпускных, премиальных, больничных и иных выплат относятся к элементам хозяйственной дтеятельности предприятия. Согласно федеральному закону «О бухгалтерском учете» все они должны быть подтверждены первичной учетной документацией. Вы можете ознакомиться с формой .

Для чего используется форма Т-54а

Лицевой счет, составляемый по типовому бланку Т-54а, применяется в случае ведения учетной деятельности посредством автоматизированной системы. Документ содержит реквизиты, требуется для верного исчисления зарплаты сотрудника.

Информация, представленная в бланке, отражает составляющие части ежемесячной оплаты труда, производимые удержания, а также основания для их выполнения. То есть форма показывает начисляемые каждый месяц к выплате суммы зарплаты на протяжении календарного года, а также исходные данные для верного проведения расчетов:

• Персональные сведения;
• Отметки о принятии в должность;
• Размер оклада, тарифной ставки, надбавок и премиальных составляющих;
• Предоставляемые отпускные периоды;
• Производимые удержания.

Кем заполняется и подписывается лицевой счет

Бланк Т-54а заполняется сотрудником бухгалтерской службы. Бухгалтер каждый месяц проводит исчисление заработной платы, исходя из имеющихся исходных данных.

Подписывается документ главным бухгалтером или бухгалтером, осуществляющим заполнение лицевого счета. Если такой должности на предприятии нет, то право подписи получает руководитель организации или иной сотрудник, наделенный таким правом посредством доверительной бумаги или приказа.

Инструкция по заполнению формы лицевого счета

Основаниями для внесения сведений являются приказы о приеме, премировании, дисциплинарных взысканиях, увольнении, переводах, табеля рабочего времени. В случае сдельной оплаты труда указывают наряд на выполненные работы, нормировочный или путевой лист. Все источники информации должны быть подписаны руководителем организации и иметь индивидуальный номер. Структура бланка лицевого счета включает в себя обязательную титульную часть и табличную. Вы можете ознакомиться с примером заполнения формы .

Заполнение титульной части бланка Т-54

Это обязательная составляющая лицевого счета, заполняется на титульном листе формы. Бухгалтеру необходимо заполнить такие данные:

• Реквизиты работодателя: полное юридическое наименование, форма собственности, код по классификатору ОКПО, структурное подразделение, в котором числится работник;
• Реквизиты документа: его номер и дата, которая будет совпадать с датой открытия лицевого счета. Здесь же указывается категория персонала (рабочий, специалист, руководитель) и расчетный период, за который подается документ. Если сотрудник принят не с начала года, то месяц, в котором проведен приказ о приеме;
• Личные сведения о сотруднике: фамилия, имя и отчество без сокращений в именительном падеже, ИНН, СНИЛС, семейное положение и количество детей в семье, дата рождения и дата приема. Вписывается присвоенный табельный номер и код по месту жительства. Последняя цифра обычно автоматически подгружается из классификатора программы, но в ином случае ее можно запросить в региональной ФНС.

Заполнение основной части формы Т-54

Данная часть состоит из таблицы, столбцы в которой объединены в группы по признаку вносимых сведений:

Графы табличной части	Пояснения по заполнению
	Заполняются регистрационными данными приказа о принятии трудящегося на работу (номер, дата). Сюда относят отдел, в котором работает сотрудник, условия труда, график выхода, тарифную ставку и оклад, предусмотренные надбавки.
	Данные графы содержат сведения об отдыхе: периоды предоставляемых отпусков, количество выходных дней, документы, на основании которых отпуска были предоставлены, их номера и даты.
Графы 17-21	Указанные графы предназначены для отметок о производимых ежемесячных удержаниях. Сюда относят вычеты по исполнительным листам, алименты, взыскания, возмещение ущерба, финансовые санкции, связанные с дисциплинарными проступками. Если сотруднику была выдана сумма подотчетных средств на расходы, например, по проживанию в гостинице или проезд в командировку, и он не предоставил отчетные документы, подтверждающие целевое использование этих денег (билеты или посадочные талоны), то организация также вправе удержать недостающую сумму, прописав ее в лицевом счете. Каждая запись должна содержать ссылку на реквизиты документа, обосновывающего удержание. Если организация предоставляет сотруднику возможность питания или проживания с постоплатной системой расчета, выдает ему кредит в счет заработной платы, такие удержания в лицевом счете не учитывают.
	Вносят сведения об имеющихся налоговых льготах. Это может быть льгота на стандартный, пенсионный, социальный, имущественный налоговый вычет. Документальные подтверждения права на них должны храниться не в личной карточке, а в бухгалтерии предприятия.
Графы 23-27	В данные графы копируется информация из табелей учета рабочего времени о нахождении трудящегося на рабочем месте. Эти графы содержат 12 строк, по количеству месяцев в году, соответственно информация вносится по каждому периоду индивидуально: часы выхода и время сверхурочной работы. Сведения для заполнения данных столбцом берутся из табелей, которые представляются ответственными лицами, заполняющими данные о явках и неявках в течение расчетного месяца. Как правило, по завершению календарного месяца начальники подразделения сдаются заполненные табеля в бухгалтерскую службу, где и производится начислению зарплатных средств с заполнением лицевого счета.
Графы 28-37	В данных столбцах фиксируют конкретные суммы начислений. Каждый вид оплаты для удобного использования закодирован. Список кодов утверждается отдельным распоряжением руководителя предприятия. Например, на практике применяются такие кодовые обозначения: 2000 – основной заработок; 2002 – отпускные выплаты; 2004 – разовая премиальная выплата; 2001 – удержания по исполнительному листу, например, алименты. Эти же коды будут отражаться в справке 2-НДФЛ и 1982-н сотрудника. Начисления будут выглядеть как «таблица в таблице», в шапке которой обозначены коды, а ниже – суммы выплат. Награды, подарки и подарочные карты, предоставленные сотрудникам в связи с корпоративными и государственными праздниками, также учитываются в лицевом счете с кодом «ценный подарок».
Графы 38-46	Представляют суммы вычетов и удержаний, включая выданные авансы и налоги на доходы физических лиц.
Графы 47 и 48	В указанных столбцы лицевого счета заносят данные о задолженностях сотрудника перед предприятием. Здесь могут быть излишне выплаченные суммы, авансы или, например, удержания из заработной платы на основании документов, подтверждающих его вину. Важно помнить, что сумма ежемесячного удержания не должна превысить 20% его заработка за этот период.
	В данный столбец табличной части вписывают выданные на руки или перечисленные на зарплатную карту денежные средства, то есть чистый доход сотрудника – начисленную сумму, уменьшенную на величину различных удержаний и налогов.

Лицевой счет Т-54а: сроки заполнения

Форма лицевого счета заполняется ежемесячно. На бумажном носителе сведения можно распечатать и подшивать в индивидуальную папку для каждого сотрудника, или в конце календарного года собрать итоговые ведомости. Сюда же необходимо подшить расчетные листки за каждый месяц.

Предпочтительный порядок описывают и утверждают в учетной политике организации. Подписывают документ только синими чернилами. Печать на самом документе не нужна, но журнал регистрации бланков должен быть прошит и опломбирован.

Хранится форма лицевого счета в архиве организации в течение 75 лет

Ответственность за ведение и корректное заполнение формы несет главный бухгалтер компании, при отсутствии сотрудника такой должности – руководитель предприятия или замещающее его лицо. При решении спорных вопросов в судах и надзорных органах их представители имеют право сделать запрос на предоставление зарплатного табеля по сотруднику. Ошибки, обнаруженные при проверке, могут стать основанием для проверки налоговой службой, Фондом социального страхования и прокуратурой. Во избежание некорректных данных важно вносить информацию только проверенного характера, при наличии обосновывающей документации.

Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.

Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

К таким документам, в частности, относятся:

• табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
• маршрутные и путевые листы;
• приказы;
• больничные листы;
• рапорты о выработке;
• наряды на сдельную работу;
• иные документы.

На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49 .

Бланк лицевого счета сотрудника

Лицевой счет ведется по двум формам:

• Т-54 – унифицированная форма карточки лицевого счета. Как правило, указанная форма применяется для ведения учета заработной платы на крупных предприятиях и организациях. Небольшие организации и ИП чаще всего применяют унифицированную форму Т-49, являющуюся как расчетной так и платежной ведомостью.
• Т-54а – форма карточки лицевого счета, для ведения учета в электронной форме.

Примечание : если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51 , то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.

Как заполняется лицевой счет сотрудника

Общие требования к заполнению

• Данные в карточку вносятся синими либо черными чернилами.
• Не допускается внесение исправлений, использование корректирующих средств, в том числе замазок.
• Документ состоит из титульного листа и таблицы, содержащей 49 граф.

Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

Титульная часть : Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.

Примечание : Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2) .

Графы 1-8 . Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.

Графы 9-16 . Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.

Графы 17-21 . В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).

Графа 22 . В графе указывается сумма налогового вычета , предоставленного работнику.

Графа 23 . Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.

Графы 24-27 . В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.

Графы 28-37 . Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

Графы 38-46 . Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

Графы 47-48 . В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.

Графа 49 . Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.

Образец заполнения лицевого счета сотрудника

Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (

Любой труд должен быть оплачиваемым, поэтому, вполне логично, что трудящимся работникам начисляется регулярная заработная плата. Во избежание путаницы с начислением заработной платы был разработан ряд ведомостей, облегчающих и систематизирующих процесс. 06.04.2001г. Постановлением Госкомстата РФ № 26 была утверждена ведомость под кодировкой форма Т-54 – лицевой счет, заведенный на каждого отдельно взятого работника для отображения основных данных о произведенных начислениях с момента устройства на работу.

Лицевой счет необходим для систематизации данных по отдельно взятому работнику организации. По лицевому счету можно отследить все произведенные начисления, либо удержания в отношении определенного сотрудника. Кроме прочего, на основании лицевого счета в дальнейшем происходит формирование расчетно-платежной ведомости по , которая в свою очередь будет использована при расчете пенсии.

Именно поэтому срок хранения формы Т-54 составляет 75 лет. В связи с нарушением правил надлежащего хранения данной документации, на организацию, предприятие могут быть наложены штрафы на основании норм законодательства РФ.

Важно! В тех случаях, когда в организации нет штатного бухгалтера, и для составления отчетности привлекается сторонний специалист, за хранение документации отвечает руководитель предприятия.

Ведомость состоит из трех основных частей, в которых содержится следующая информация о лице, осуществляющем трудовую деятельность:

1. Реквизиты, наименование организации, в которой трудится гражданин, на которого заведена форма Т-54, даты приема и увольнения лица в указанной организации;
2. Личные идентификационные данные сотрудника и конкретизирующая информация, включая номера СНИЛСа, ИНН, семейное положение, количество детей, должность и квалификацию сотрудника;
3. Сведения обо всех начисленных, выплаченных и удержанных суммах в отношении отдельного работника.

Обязательно ли вести

Форма Т-54 не является обязательной и не используется на мелких предприятиях и у ИП, которые, как правило, ограничиваются заведением личной карточки трудоустроенных лиц по форме с кодировкой Т-2 или иных ведомостей расчетного характера, таких как Т-49 или . Крупные организации, имеющие в штате большое количество сотрудников, чаще всего используют ведение лицевого счета работников по форме Т-54.

Код места жительства в форме Т-54

Именно в данной графе кроется загвоздка для большинства бухгалтеров. В данную строку вписывается код места жительства трудоустраиваемого гражданина, на которого заводится ведомость, в соответствии с классификатором. Все дело в том, что до недавнего времени в подобного рода документации требовалось указывать коды ОКАТО, но с 2015 года стало необходимо вписывать код ОКТМО, который заменил своего предшественника — адресный классификатор ОКАТО.

Найти требуемый код можно при помощи официального сайта налоговой инспекции, где имеется соответствующий раздел поиска. Для осуществления поиска необходимого кода места жительства определенного работника, бухгалтеру, заполняющему форму Т-54, необходимо зайти на сайт налоговой инспекции, выбрав раздел поиска ОКТМО, и ввести данные места проживания работника в следующем порядке:

• Сначала указать улицу;
• Следующим шагом указать населенный пункт;
• Затем город.

Как заполнять и образец

Первоначально бухгалтером заполняется титульная часть ведомости, куда вносится такая информация как полное название организации, соответствующее уставным документам, либо ФИО, если речь идет о работе у индивидуального предпринимателя. Следующим шагом заполняется строка наименования структурного подразделения, после чего в таблицу вносятся основные сведения о лице, осуществляющем трудовую деятельность. Бухгалтеру надлежит указать табельный номер гражданина из его личной карточки в организации, указать категорию персонала для данного сотрудника, вписать номера ИНН и СНИЛСа в отведенные для этого графы.

Далее, в той же строке, в следующих столбцах, бухгалтером заполняются такие данные, как код ОКТМО, состояние в браке, количество детей при их наличии. В самый первый столбик данной строки вносится порядковый номер документа, в последние – дата приема на работу и дата увольнения, если таковое имело место.

Как заполняются пронумерованные графы

Основная часть ведомости содержит графы в количестве 50 штук, разделенные на несколько основных частей. В первую часть вносятся основные сведения о приеме на работу:

• В графы 1-2 вносится номер и дата приказа о принятии на работу гражданина;
• В столбцы 3-6 заносится информация, в какое структурное подразделение организации и на какую должность был принят гражданин, с указанием условий труда, квалификации работника и тарифной ставки или оклада;
• В графах 8-9 указывается информация о суммах доплат и надбавок;
• Вторая часть таблицы включает в себя графы с 10 по 17. В данный отрезок таблицы заносится информация об использованных отпусках, включающая в себя виды отпусков, количество дней, даты вынесения и номера соответствующих приказов;
• В следующую часть ведомости, включающую графы с 18 по 22, заносятся сведения о произведенных взносах и удержаниях, а в строку под номером 23 вписываются данные о суммах стандартных налоговых вычетов;
• В 24 строке указываются месяцы, на протяжении которых работником осуществлялась трудовая деятельность;
• Следующая часть, состоящая из столбцов 25-28, содержит информацию об отработанном времени;
• Графы 29-38 предназначены для внесения сведений о произведенных начислениях с учетом периодов временной нетрудоспособности;
• В столбиках таблицы под номерами 39-47 указывается информация о денежных средствах, которые были удержаны, либо зачтены в виде аванса;
• Строки 48-49 предназначены для указания сумм задолженности, числящейся либо за самой организацией по отношению к сотруднику, либо за сотрудником по отношению к организации;
• В графу 50 заносится итоговая сумма, подлежащая к оплате.

Заполненная форма Т-54 заверяется подписью с расшифровкой к ней лица, ответственного за ведение ведомостей, с проставлением текущей даты.

Заработная плата и иные выплаты работника, официально трудоустроенного у своего работодателя подлежат обязательному учету. Для этого используются лицевые счета сотрудников по заработной плате. Таковые являются обязательными на всех предприятиях Российской Федерации.

Данные для заполнения

Обычно лицевые счета сотрудников по заработной плате ведутся бухгалтером компании.

Чтобы упорядочить их ведение, была разработана унифицированная форма Т-54 на законодательном уровне. Благодаря ей, лицевой счет работника показывает все возможные выплаты ему на протяжении всей трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Пример заполнения формы Т-54

Данные, которые подлежат занесению в форму Т-54 и форму Т-54а, вносятся на основании таких первичных сведений, подтвержденных документально:

• табель учета отработанного времени;
• больничные листы установленного образца;
• грамотно оформленные путевые листы, которые предполагают возмещение расходов на ГСМ;
• различные приказы, например, о доплате за совмещение должностей на время отпуска сотрудника и т.п.;
• подтверждения на сдельную оплату (наряды в основном);
• рапорты о выработке и иная документация.

Важно! После предоставления таких сведений, их анализа и обработки, составляется платежно-расчетная ведомость для того, чтобы сотрудник смог получить причитающиеся ему выплаты у своего работодателя.

Основанием для оформления формы Т-54 является факт приема сотрудника в организацию. А окончанием будет являться увольнение. Только после этого лицевой счет работника на предприятии закрывается.

Таким образом, форма Т-54 и лицевой счет - это важнейшие составляющие правильного и полноценного функционирования предприятия в Российской Федерации.

Скачать для просмотра и печати:

Существующие бланки лицевых счетов

В настоящее время законодатель нашего государства разработал 2 основные формы Т- 54 для лицевого счета:

• стандартная 54 для лицевого счета по заработной плате, которую используют в основном крупные организации с большой численностью работников;
• 54а для электронного документооборота.

Совет! Многие ИП чаще всего применяют в своей работе только форму, имеющую обозначение Т-49.

Бывает и так, что лицевые карточки по заработной плате не ведутся у работодателя. Такое может случиться, если применению подлежит ведомость Т-51.

Как оформляется карточка

Существуют строгие правила оформления карточек с лицевыми счетами. Имеются общие требования, которым должны соответствовать данные документы. К таковым относятся:

• заполнение лицевого счета по заработной плате производится с использованием синих или черных чернил;
• какие-либо исправления являются недопустимыми. Это касается и использование любых корректирующих средств (замазок, лент и т.п.);
• бланк лицевого счета работника по образцу заполнения содержит обязательно титульную страницу и стандартную таблицу из 49 граф.

Кроме этого, лицевая карточка сотрудник, а именно бланк по зарплате, имеет инструкцию по заполнению, обязательную для всех уполномоченных сотрудников предприятия по их ведению и учету.

Титульный лист

В самом начале заполняется титульная страница. В данном разделе подлежат внесению такие сведения:

• ФИО сотрудника предприятия;
• дата начала ведения лицевого счета работника;
• наименование работодателя;
• структурное подразделение, где будет работать гражданин и его должность;
• ОКПО и ОКУД;
• ИНН и СНИЛС;
• номер по табелю;
• дата рождения;
• семейное положение работника.

Важно! Кроме этого, обязательно указывается расчетный период.

Заполнение граф

Далее заполняется таблица по графам:

• с 1 по 8 раздел - это информация о приеме к работодателю, о произведенных переводах внутри компании, изменении размеров заработка сотрудника, тарифных ставках, возможных дополнительных выплатах;
• данные о всех отпусках работника прописываются в графах с 9 по 16;
• если у гражданина производятся какие-либо удержания, то данная информация заносится в графы с 17 по 21;
• налоговый вычет прописывается в 22 графе формы;
• в графе 23 указывается месяц составления счета;
• информация из табеля учета рабочего времени вносится в графы с 24 по 27;
• все возможные начисления прописываются в графах 28-37 (заработная плата, отпускные и т.д.);
• НДФЛ, алиментные выплаты - это графы 38-46 личной карточки т54;
• любая задолженность между работником и работодателем указывается в 47 и 48 графе;
• 49 графа содержит сведения об итогах по выплатам за отчетный период (месяц).

Важно! Форма Т-54 является очень удобным документом для предприятия, по которой можно проследить доход сотрудника за весь период трудоустройства.

Т-54а (лицевой счет) - форма, используемая для отображения информации, необходимой для начисления зарплаты и осуществления удержаний из нее, по определенному сотруднику на протяжении года, а также для внесения туда самих сумм начислений и удержаний. Подробнее о том, где и зачем применяется эта форма, а также о порядке ее заполнения вы узнаете из нашей статьи.

Когда используется форма лицевого счета сотрудника

Форма Т-54а является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и используется бухгалтером для того, чтобы на протяжении года вносить в нее сведения о ежемесячных начислениях и удержаниях, произведенных по конкретному сотруднику. Такие лицевые счета заводятся для каждого трудоустроенного работника.

Сведения для занесения в форму Т-54а берутся из первичных документов, относящихся к работнику, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).

Основанием для того, чтобы завести лицевой счет для работника, служит приказ о приеме его на работу. На предприятиях с большим штатом формы Т-54а заполняются персонально на каждого сотрудника, но если сотрудников не так много, возможна альтернатива - ведение специальных ведомостей.

Подробнее об одной из таких ведомостей вы узнаете из материала .

В чем отличие форм Т-54 и Т-54а

В отличие от формы Т-54, которая заполняется вручную, документ Т-54а используется только в тех случаях, когда процесс обработки бухгалтерских данных автоматизирован и осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ).

Это означает, что лицевой счет с литерой «а» обязательно распечатывается на принтере, причем для его создания и ведения используется специальная бухгалтерская программа.

Порядок ведения лицевого счета

К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:

• данные о том, как была сформирована зарплата;
• информацию обо всех произведенных удержаниях;
• итоговую сумму выплаченных средств.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.

В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:

• дата и номер приказа о трудоустройстве;
• информация об отгулянных отпусках;
• сведения о начисленных доходах;
• информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
• данные по удержаниям из зарплаты.

Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.