Учет доходов и расходов автопарковки. Как доказать обоснованность расходов на эвакуацию автомобиля

Обычно решение фирмы обзавестись транспортом вызывает у бухгалтера вопросы, связанные, в основном, с порядком учета расходов на ГСМ, а также оформлением путевых листов. Однако владение машиной предполагает и другие расходы, о которых сначала даже и не задумываешься. Например, на парковку, мойку или штрафы.

Вводная информация

Первым делом, надо отметить, что законодатели, создавая Налоговый кодекс, особую фантазию в части «автомобильных трат» не проявили, поместив все возможные расходы, которые могут возникать у организаций-автомобилистов, в одну норму. А именно — в подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В нем сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта. И все. Никаких конкретных указаний на то, что именно можно включить в такие расходы, мы в НК РФ не найдем. Поэтому порядок учета расходов, возникающих у организации в процессе владения автомобилем — на стоянку, мойку, оплату услуг временной парковки и т.п., вызывает трудности и даже иногда споры с налоговыми органами. Давайте попробуем разобраться, какие сопутствующие расходы можно учитывать и как доказать обоснованность их списания.

Расходы на стоянку

По своей сути расходы, связанные с оплатой стоянки автомобиля, можно разделить на две большие группы. В первую войдут затраты, связанные с хранением автомобиля в то время, когда он не используется организацией (ночью, в выходные и т.п.). А во вторую — оплата временных парковок во время разъездов.

Теоретически никаких проблем с включением этих затрат в расходы при возникать не должно. Ведь, как мы уже упоминали, подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ сформулирован настолько широко, что под него можно подвести любые затраты, возникающие у организации в связи с владением автотранспортом. Да и связь расходов на хранение автомобиля и на разовые парковки с содержанием автотранспорта оспорить сложно.

Однако на практике с этим возникают проблемы. И вот почему. Любой расход можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если он экономически обоснован и документально подтвержден (ст. 252 НК РФ). Именно с документальным подтверждением в большинстве случаев и возникают проблемы.

Очень часто услуги по хранению и по парковке наличными деньгами оплачивает водитель. С точки зрения бухгалтера получается, что оплата произведена через подотчетное лицо. А значит, это лицо должно будет составить авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней) и приложить к нему оправдательные документы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18)). И если составить отчет — не проблема, то с оправдательными документами все как раз наоборот.

Дело в том, что по закону в рассматриваемом случае таким документом должен быть кассовый чек — ведь произошел наличный расчет за услугу. Однако на практике автостоянки чеки не выдают, поскольку для этого нужно регистрировать кассовый аппарат, платить за его обслуживание и т.п.

Возникает логичный вопрос — можно ли чем-то заменить чек в рассматриваемой ситуации? Изучение закона о ККТ* позволяет дать на этот вопрос положительный ответ. Так, при оказании услуг населению (а в данном случае водитель корпоративной машины выступает для автостоянки именно как население) вместо чека ККТ можно выдать бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ). Такой бланк официально называется «Квитанция за парковку автомобилей». Он утвержден письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38 и продолжает применяться до сих пор (см. письмо Минфина России от 27.04.06 № 03-03-04/1/404 и п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Есть и еще один вариант, когда можно обойтись без кассового чека. Речь идет о праве «вмененщиков» заменять кассовые чеки документом, подтверждающим прием денежных средств за оказанную услугу (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Такой документ вполне может подтверждать расходы организации на оплату услуг стоянки, с чем, кстати, не спорит и Минфин (см. ).

Но самым, пожалуй, безопасным способом в случае с длительным (ночным, на выходных и т.п.) хранением автомобиля будет заключение официального договора со стоянкой, либо аренда (опять же официальная) гаража или парко-места. В таком случае у организации на руках будет официальный договор, а оплата будет происходить в безналичной форме. При таких условиях никаких проблем с учетом расходов возникнуть не должно.

В случае же с разовыми парковками, если не удается получить правильного документа, бухгалтеру предстоит решить: спорить с налоговиками по поводу учета расходов на парковки, или просто не учитывать данные суммы в расходах.

Тем, кто решит поспорить, сообщим, что судебной практике известны случаи, когда налогоплательщик доказывал свое право учитывать расходы на автостоянку на основании квитанций к ПКО (а именно этот документ на практике охотнее всего выдают «парковщики»). Речь идет о постановлении ФАС Московского округа от 03.05.07, 11.05.07 № КА-А40/3474-07. При рассмотрении дела суд принял в качестве документа, подтверждающего расходы на автостоянку, квитанции к приходному кассовому ордеру, в которых указывались фамилия работника, номер автомашины, сумма, а также содержалась печать организации, предоставившей услуги по стоянке. При этом суд отметил: отсутствие чеков ККТ не свидетельствует, что расходов не было вовсе — у организации имеются иные документы, подтверждающие понесенные расходы.

Штраф или оплата услуг стоянки?

Отдельно стоит остановиться на ситуациях, когда машина попадает на стоянку не по воле водителя, а по воле сотрудника ДПС. Или, проще говоря, об оплате так называемых штраф-стоянок, на которые машины помещаются за некоторые нарушения ПДД, в частности, за нарушение правил парковки.

Для ответа на вопрос о том, можно ли включить плату за штраф-стоянку в расходную часть налоговой базы по налогу на прибыль, нужно предварительно ответить на другой вопрос. Чем является перемещение автомобиля на такую стоянку — санкцией за нарушение Правил дорожного движения или услугой (пусть и навязанной) по хранению машины. В первом случае расходы учесть будет нельзя. Этому препятствует пункт 2 статьи 270 НК РФ, где сказано, что расходы в виде штрафов и других санкций при налогообложении не учитываются. Во втором случае учет этих расходов ничем не будет отличаться от оплаты обычной парковки.

Ответ на вопрос о сути штраф-стоянки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях. Все виды санкций, которые могут применяться к лицам, допустившим административные правонарушения, исчерпывающим образом перечислены в статье 3.2 КоАП РФ. И такой санкции, как помещение автомобиля на штраф-стоянку или перемещение автомобиля в этой статье не предусмотрено. Из этого следует четкий вывод, что оплата штраф-стоянки санкцией или штрафом не является. Данный вывод подтверждает и статья 27.1 КоАП РФ, которая прямо называет перемещение автомобиля на штраф-стоянку мерой обеспечения производства по делу об административном нарушении.

То есть к санкциям и штрафам плата за перемещение машины на штраф-стоянку и оплата хранения автомобиля на ней отношения не имеет. Это означает, что данные суммы учитываются так же как и обычная парковка — на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Подтверждающим расходы документом будет являться квитанция за парковку или иные документы, которые доказывают оплату времени нахождения автомобиля на штраф-стоянке.

Штрафы за нарушение ПДД

Косвенно вопросы учета сумм штрафов мы затронули, когда рассматривали налоговые последствия помещения автомобиля на штраф-стоянку. На всякий случай напомним: пункт 2 статьи 270 НК РФ не позволяет учесть в расходах при налогообложении прибыли штрафы и прочие санкции, налагаемые госорганами. Штрафы за нарушение Правил дорожного движения как раз подпадают под действие этого пункта, поэтому в расходах не учитываются.

Однако это правило действует лишь в случае, когда речь идет о штрафах, наложенных на юрлицо, которое является владельцем автомобиля. Но в сфере дорожного движения к ответственности чаще привлекается водитель автомобиля, а не его владелец. Соответственно, подобные штрафы водитель платит за счет своих средств. Компенсировать их ему (при желании, конечно) можно различными премиями, матпомощью или надбавками. И если при этом в приказе о выплате данных сумм не указывать, что они предназначены именно для компенсации сумм штрафов, уплаченных водителем, то проблем с учетом подобных сумм в расходах не будет.

Мойка автомобиля

Наконец, несколько слов надо сказать о расходах на мойку автомобиля. Здесь ситуация, в принципе, аналогична той, что мы описали выше в части оплаты парковки и стоянки. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ охватывает и эти затраты. Причем, данный вывод чиновники не оспаривают (см. письмо Минфина от 20.06.06 № 03-03-04/1/530).

Поэтому проблемы могут возникнуть лишь в части документального подтверждения этих расходов. Как и в случае с парковками нужен или кассовый чек, или БСО. При этом к чеку налоговики предъявляют дополнительные требования — в нем должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля (см. письмо УФНС по г. Москве от 12.04.06 № 20-12/29007). Получается, что к кассовому чеку нужно приложить еще и товарный чек.

Но тут надо отметить, что в отличие от парковок, большинство организаций, оказывающих услуги по мойке автомобилей, имеют кассовый аппарат и не возражают против составления товарного чека. То есть получить данные документы гораздо проще, чем при оплате парковки.

* Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Автомобиль для фирмы – это не только удобное средство передвижения руководства и рабочая лошадка, но и дополнительные расходы. Основную часть составят затраты на приобретение ГСМ и ремонт. Однако в жизни автомобиля будет и другая «мелочевка» — платные стоянки, мойка, техосмотры, страхование. Куда включать эти расходы на содержание автомобиля и можно ли их учесть при расчете налога на прибыль?

В этой статье мы подробно разберем учет расходов на мойку автомобиля, уясним, на основании чего можно учесть такие затраты, и какие подтверждающие документы потребуются.

Кодекс гласит

Для автомобильных затрат Налоговый кодекс определил специальную норму: в пп.11 п.1 ст.264 указано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся расходы на содержание служебного транспорта.

Однако этим дело и ограничивается, т.е. никакой дальнейшей детализации, перечня расходов в Кодексе не содержится. Но это и хорошо, поскольку все, что подпадает под эту статью, можно учесть. Расходы на мойку подтверждает и Минфин (письмо от 20.06.06 № 03-03-04/1/530).

Мойка автомобиля – обязательное условие его содержания, поскольку согласно правилам дорожного движения должны быть не загрязненными (минимум) внешние световые приборы, номерной знак.

Также не забываем, что для принятия к налоговому учету расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п.1 ст.252 НК).

Подтверждающие документы

Обычно водителю выдаются деньги в подотчет для оплаты услуг мойки. Документы, которые потребуются для признания расходов:

— кассовый чек + товарный чек;

— квитанция (бланк строгой отчетности).

В чеке или квитанции должны указываться наименование услуг, а также марка, модель автомобиля, государственный регистрационный номер. При отсутствии этих данных велика вероятность, что налоговые органы не примут расходы по налогу на прибыль, т.к. нет возможности идентификации объекта (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006г. №20-12/29007, Постановление ФАС Поволжского округа от 11.03.2009г. по делу №А57-4951/2008). Может водитель вообще личный транспорт мыл?

Эти документы прикладываются к авансовому отчету.

Если услуги мойки оплачиваются по безналичному расчету, то вам потребуется акт об оказании услуг, счет на оплату и счет-фактура (если мойка – плательщик НДС). Счет-фактура – обязательное условие для вычета по НДС.

Обратите также внимание, что автомобиль, мойку которого вы оплачиваете, должен быть служебным:

— автомобиль – собственность организации (ст. 210 ГК – обязанность содержать свое имущество);

— автомобиль взят в аренду без экипажа – расходы по содержанию машины ложатся на арендатора (ст.644 ГК).

А вот при аренде автомобиля с экипажем расходы по содержанию машины оплачивает арендодатель (ст.634 ГК). Ни о какой оплате мойки здесь речь идти не может.

Бухгалтерский учет

Проводки в бухучете по оплате услуг мойки ни чем не отличаются от выдачи денег в подотчет на другие цели. Например, водителю ООО «Грузовичок» Колесову К.К. выдано в подотчет из кассы 1000 руб. на мойку служебного автомобиля:

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 1000 руб.

Колесов воспользовался услугами автомойки ООО «Чиставто» и предоставил авансовый отчет, кассовый и товарный чек на услуги мойки в сумме 900 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 900 руб.

Дебет 50 – Кредит 71 – на сумму 100 руб. – неиспользуемый остаток сдан в кассу.

А в вашей организации есть служебный транспорт? Оплачиваете ли вы мойку? поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

С. Ю. Овчинникова, С. П. Родюшкин , эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В настоящее время в Москве рядом с платными парковками не всегда есть терминалы для оплаты. Многие водители для оплаты парковки используют online-приложение.
Работа сотрудника организации (общая система налогообложения), который пользуется услугами платных парковок, имеет разъездной характер, что зафиксировано в трудовом договоре. Сотрудник на служебном автомобиле, принадлежащем организации, совершает поездки в черте города в производственных целях. Средства для оплаты парковки списываются с личного мобильного счета работника.
Кроме скана работник может также представить в бухгалтерию распечатку документа с информацией о совершенном платеже, которая была получена на его электронную почту.
Каково документальное подтверждение затрат, понесенных работником на оплату парковок через мобильное приложение, в целях бухгалтерского и налогового учета?

Согласно статье 168.1 ТК РФ, работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать связанные со служебными поездками расходы. Размеры и порядок возмещения определяются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также непосредственно трудовым договором.

Таким образом, если расходы, произведенные работником (в частности, оплата парковочного места), связаны с его служебными обязанностями, они подлежат возмещению работодателем.

Конституционный суд РФ в определениях от 05.03.2004 № 76-О и № 75-О указал, что возмещение затрат должно быть обусловлено реальными расходами работников. То есть работник должен подтвердить факт несения расходов документально.

Документальное подтверждение расходов, связанных со служебными поездками работника (возмещаемых организацией), необходимо также для признания таких расходов в целях бухгалтерского и налогового учета.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) бухгалтерский учет ведется организациями на основании первичных учетных документов, которыми должны оформляться все факты хозяйственной жизни организации. Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Документальное подтверждение расходов является также одним из обязательных условий для их признания и в целях налогообложения прибыли. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. При этом, кроме документального подтверждения, расходы должны быть обоснованы и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В свою очередь, статьей 313 НК РФ определено, что первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета (см. также письма Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015 , от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458 , от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16775).

В судебных постановлениях судьи обращают внимание, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению). При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы на приобретение товаров (работ, услуг) фактически понесены. Об этом, в частности, говорится в постановлениях АС Уральского округа от 14.10.2015 № Ф09-6682/15 по делу № А76-938/2015 , АС Северо-Кавказского округа от 12.11.2014 № Ф08-7996/14 по делу № А32-1934/2012 , АС Поволжского округа от 30.05.2014 № Ф06-5761/13 по делу № А55-14253/2013.

В целях налогообложения прибыли расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного автомобильного транспорта. Заметим, что данная норма не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований об их нормировании.

Исходя из этого, любые расходы, связанные с содержанием служебного транспорта и соответствующие критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

К расходам на содержание служебного транспорта организация вправе отнести возмещаемые работнику затраты на оплату парковки служебного автомобиля при условии их документального подтверждения (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). В приведенном письме чиновники указывают, что в целях налогообложения прибыли расход по оплате услуг автостоянки, подтвержденный квитанцией за парковку либо кассовым чеком, является подтвержденным (см. также письма Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1 , УФНС по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Согласно пункту 12 Правил об оказании услуг автостоянок (утв. постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795), при кратковременной (разовой) постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более суток) договор оформляется путем выдачи потребителю соответствующего документа (сохранной расписки, квитанции и т. п.) с указанием государственного регистрационного знака автомототранспортного средства. Копия указанного документа остается у исполнителя.

В силу пункта 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и ИП, в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (далее – БСО).

Порядок утверждения форм БСО, приравненных к кассовым чекам, установлен в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

В соответствии с пунктом 6 Положения о БСО приказом Министерства транспорта РФ от 24.06.2014 № 166 (далее – Приказ № 166) утверждены формы бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе, которые являются документами строгой отчетности и применяются для осуществления организациями, ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Соответственно, с 31 августа 2014 года при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе организации и ИП могут выдавать покупателям услуг (населению) БСО, утвержденные Приказом № 166. Такой БСО (парковочный чек) может служить документом, подтверждающим расходы работника на оплату парковочного места для служебного автомобиля.

В настоящее время существуют разные способы оплаты парковки, например:

• наличными денежными средствами непосредственно в кассу парковки;
• через паркомат (автомат для повременной оплаты парковочного места) наличными либо банковской (парковочной) картой;
• посредством использования мобильных приложений (при этом деньги списываются со счета мобильного телефона либо с виртуального парковочного счета, баланс которого пополняется с помощью банковской карты, электронного кошелька, через терминалы, в салонах связи, скретч-картой).

При оплате парковки с помощью паркомата у плательщика есть возможность получить документ об оплате в виде БСО установленной формы (парковочный чек). Он содержит следующие данные:

• серия и номер чека;
• ФИО плательщика;
• зона парковки и адрес паркомата;
• государственный регистрационный знак транспортного средства;
• время начала и окончания парковки;
• размер платы за один час парковки;
• номер платежной карты или сумму внесенных наличных денежных средств;
• дата и время формирования документа.

Как мы поняли из вопроса, работник при отсутствии на территории платной парковки паркомата производит оплату с помощью мобильного приложения, используя личный номер мобильного телефона. В качестве подтверждения своих расходов он может предоставить скан либо распечатку полученного на электронную почту документа, содержащего информацию о ФИО плательщика, госномере автомобиля и данных платежной карты.

Отметим, что формально Налоговый кодекс РФ не предусматривает признания расходов на основании копий первичных документов. По мнению налоговых органов, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).

Поэтому полагаем, что документ в виде копии может быть принят к учету только при условии заверения исполнителем соответствия этой копии оригиналу в установленном действующим законодательством порядке (письма Минфина России от 11.07.2008 № 03-03-06/2/77 , УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 № 08-19/008020).

По нашему мнению, признание расходов на оплату парковки при отсутствии оригинала платежного документа с большой долей вероятности может привести к спорам с представителями налогового органа.

Безопаснее всего для организации подтверждать расходы на оплату парковки служебного автомобиля парковочным чеком, утвержденным Приказом № 166.

Однако если все же оплата парковки через паркомат по тем или иным причинам оказалась невозможна и парковочное место было оплачено через мобильное приложение (отправкой СМС-сообщения), полагаем, что для подтверждения расхода сотруднику можно попытаться получить дополнительные оправдательные документы. Например, он может запросить у оператора сотовой связи детализацию счета мобильного телефона, заверенную печатью и подписью ответственного лица. При этом если работник при оплате парковки пользуется личным номером телефона, необходимо подтвердить принадлежность SIM-карт конкретному лицу.

Также в данной ситуации можно попросить организацию, оказавшую услуги парковки, прислать оригинал квитанции (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). Хотя, конечно, такие действия усложняют подтверждение работником расходов, понесенных им в связи с исполнением служебных обязанностей.

Кроме того, косвенно могут подтвердить расходы такие документы, как:

• приказ (распоряжение) руководителя либо иной внутренний документ, закрепляющий способ оплаты парковки работниками и виды документов, которыми должен быть подтвержден расход на парковку;
• путевые (маршрутные) листы, разъездные ведомости, журналы учета поездок, в которых виден маршрут следования непосредственно в районы города, где расположена парковка.

Организация арендует у директора авто без экипажа.Для поездок на этом авто по договору ГПХ в качестве водителя приняли его супругу.Вопрос:При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов: затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ); как быть с мойкой авто если в чеке помимо мойки указаны "обезжиривание кузова" и "защитное восковое покрытие"

сообщаем следующее: Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия выделены в чеке отдельной суммой, то безопаснее такие расходы в целях учета налога на прибыль не включать. Таким образом, услуги по мойке автомобиля Вы отнесете в расходы по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а расходы по обезжириванию кузова и нанесению защитного воскового покрытия в расходы по налогу на прибыль не включайте. Причина в том, что при проверке инспекторы могут посчитать, что производя мойку автомобиля, Организация вполне могла обойтись без дополнительных услуг. Раз так, то дополнительные услуги не являются экономически обоснованными. А значит, в расходы по налогу на прибыль их включать не следует.

Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия входят в услугу «мойка автомобиля» и при этом отдельной строкой не выделены, то данную услугу можно учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). В данном случае мойка автомобиля представляет собой единую услугу, а обезжиривание кузова и нанесение защитного покрытия являются отдельными этапами произведенных работ. Таким образом, отделить прочие услуги от услуги по мойке автомобиля не представляется возможным. Следовательно, мойка автомобиля – единая услуга, а этапы обезжиривания кузова и нанесения защитного покрытия позволяют реже обращаться на автомойку, что экономически выгодно.

Обратите внимание, в любом случае помимо экономического обоснования расходы должны быть документально подтверждены. При этом убедитесь, что в чеке помимо прочих реквизитов значатся марка и госномер обслуживаемого автомобиля.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Статья: Памятка по безопасному учету расходов, связанных со служебным автомобилем

Как учесть другие регулярные расходы на транспорт

Есть еще несколько видов достаточно частых автозатрат. Во-первых, это мойка и стоянка. Во-вторых, это плата за шиномонтаж, а также покупка новых шин. В-третьих, это периодическое техобслуживание и техосмотр.

Объединяет все эти траты то, что каких-либо специальных требований к их учету нет. То, как отражать подобные издержки, мы описали в таблице ниже.

Что делать с дополнительными расходами на содержание транспорта

2. Статья: Какие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан

[О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ ТРАНСПОРТА]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

Расходы на содержание служебного транспорта, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс), относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Система налогового учета по налогу на прибыль организаций установлена статьей 313 Кодекса, согласно которой основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. аналитические регистры налогового учета;
3. расчет налоговой базы.

Согласно положениям пункта 1 статьи 11 Кодекса, понятие “первичные учетные документы” следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со статьей 9 “Первичные учетные документы” Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные с учетом вышеизложенных требований, являются подтверждающими документами для налогового учета.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

Автомобиль есть сегодня практически у каждой фирмы. А значит, вопросы учета расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта являются актуальными всегда.

Расходы на содержание автомобиля...

Купив автомобиль, фирма вынуждена нести немалые расходы в будущем. Львиную их долю будут составлять затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ). Кроме того, как и любая техника, автомобиль нуждается в ремонте. Причем необходимость в нем может возникнуть внезапно (например, в результате аварии), а сами ремонтные работы оказаться весьма дорогими. С определенной периодичностью фирме придется оплачивать расходы на техосмотр. Ведь эксплуатировать автомобили, которые его не прошли, запрещено. Машину необходимо где-то хранить. Если у фирмы нет собственного гаража, появятся и затраты по его аренде. Другой выход из положения – оплачивать услуги охраняемой автостоянки. Ну и, конечно, как справедливо отмечено в письме, одной из составляющих затрат на содержание транспорта являются расходы на его мойку. Рассмотрим порядок налогового учета таких затрат подробнее.

...и их налоговый учет

При расчете налога на прибыль включать в расходы можно лишь документально подтвержденные и экономически оправданные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как выполнить это условие? Ответ на данный вопрос будет зависеть от вида затрат на содержание и эксплуатацию служебного транспорта.

Мойка автомобиля

Затраты на мойку служебных автомобилей можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на содержание транспорта. Экономическая обоснованность данных трат сомнений не вызывает. По поводу же их документального подтверждения финансисты в опубликованном письме не сказали ничего конкретного. Они лишь напомнили, что такие расходы подтверждают первичные документы, которые составлены по унифицированным формам или содержат все обязательные реквизиты. Перечень этих реквизитов есть в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Если расходы были оплачены по безналу, то проблем с их документальным подтверждением не будет. Ведь в таком случае на руках у бухгалтера фирмы будет акт об оказании услуг и счет-фактура.

Однако за мойку автомобиля водитель обычно платит наличными. Для этого ему выдают деньги под отчет. В такой ситуации документальным подтверждением будут авансовый отчет водителя и оправдательные документы, например кассовый чек, который подтверждает оплату услуг по мойке. Если в чеке не будет наименования приобретенной услуги, то потребуется документ, который бы подтвердил, что автомобиль был вымыт. Однако, по мнению столичных налоговых специалистов, этого недостаточно. Чтобы подтвердить расходы по мойке автомобиля, в чеке, помимо прочего, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая была обслужена (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Расходы на ГСМ

Наиболее значительная статья затрат по содержанию и эксплуатации транспорта – расходы на покупку топлива и ГСМ. Их фирмы учитывают в составе прочих расходов, связанных с содержанием транспорта.

Фирма может покупать ГСМ как за наличный расчет, так и в безналичном порядке. Если ГСМ куплены за наличные, то водителю следует сдать в бухгалтерию авансовый отчет и кассовый чек. Чек должен, в частности, содержать информацию о сумме покупки и сведения о марке и количестве отпущенных нефтепродуктов (п. 35 раздела 3 приложения 3 к письму ГМЭК России от 28.11.94 № АО-7-272). Если же в кассовом чеке такой информации нет, то к нему должен быть приложен товарный чек с указанием цены и вида топлива.

При безналичном расчете фирма приобретает талоны или топливные карты на бензин. Они являются эквивалентом приобретенного топлива. Уже после оплаты талонов (карты) оно считается собственностью фирмы и находится на ответственном хранении у АЗС. Фирма-покупатель выдает талоны и топливные карты водителям, по которым последние и заправляют автомобили. При этом ежемесячно фирма получает акт о фактически отпущенном количестве топлива.

Независимо от способа оплаты для документального подтверждения расходов на ГСМ потребуется еще и путевой лист. Именно он позволяет определить, сколько горючего было фактически израсходовано, в то время как кассовые чеки, талоны, карты подтверждают лишь количество приобретенных ГСМ. Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты первичного документа. Такие разъяснения дает Минфин России в письмах от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. Составлять путевые листы можно даже раз в месяц, если они позволяют судить об обоснованности списанных расходов. Поэтому в документе обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машины. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными.

Обратите внимание: Налоговый кодекс нормировать расходы на топливо не требует. Однако финансисты при решении вопроса об обоснованности затрат на горючее предлагают руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом России 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03). А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, – данными технической документации (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Если фактический расход бензина существенно отличается от установленных норм, фирме можно предложить для обоснования затрат произвести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов.

Оплата автостоянки

Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание : этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.

Каких-либо требований к содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но, учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовым при документальном подтверждении затрат на автостоянку. Статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг автостоянок, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который подтверждает получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, должны проходить техосмотр каждые два года. Более же старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить его организация может как собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если ремонт дорогостоящий.

Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определять, исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК РФ). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой сметной стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва.

Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных доходов.

Резерв на оплату ремонта фирма может создавать как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Причем в бухучете лучше всего делать это по тем правилам, которые установлены Налоговым кодексом. В таком случае расхождений между данными двух учетов у вас не будет.

Аудитор Е.О. Яблочкина